Μία παρουσίαση με διαφάνειες είναι απαραίτητη μόνο όταν υπάρχει σοβαρό εποπτικό υλικό. Ίσως εκ πρώτης όψεως να ακούγεται περίεργο, αλλά οι περισσότερες παρουσιάσεις δεν διαθέτουν τέτοιο υλικό. Όταν προβληματίζεστε για το αν θα χρησιμοποιήσετε το PowerPoint, αναλογιστείτε ποιος το χρειάζεται περισσότερο, εσείς ή το ακροατήριό σας. Το περίγραμμα της παρουσίασης και τα bullet βοηθούν κυρίως τον ομιλητή (και όχι το ακροατήριο) να μιλήσει - και σε καμία περίπτωση να διαβάσει την παρουσίασή του. Το ακροατήριο δεν χρειάζεται τις σημειώσεις του ομιλητή, Σκεφτείτε αν μπορείτε να δημιουργήσετε μία παρουσίαση μόνο με φωτογραφίες και διαγράμματα - χωρίς κείμενο. Αν και αυτό είναι αντίθετο προς την παραδοσιακή αντιμετώπιση, ίσως είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποφασίσετε αν θα χρησιμοποιήσετε τελικά το PowerPoint.
Η ανία κατά την παρουσίαση οφείλεται σε προβληματικό περιεχόμενο και όχι σε προβληματική «διακόσμηση». Προετοιμαστείτε λοιπόν καλά και οργανώστε την παρουσίαση πρώτα σε χαρτί (ή στο Word), πριν δημιουργήσετε τις διαφάνειες. Σκεφτείτε καθαρά τους αντικειμενικούς στόχους της παρουσίασης, το ακροατήριό σας και τα κρίσιμα σημεία σας και καταγράψτε τα. Να είστε σύντομοι (ποτέ κανείς δεν κατηγορήθηκε επειδή έκανε μία πολύ σύντομη παρουσίαση). Και θυμηθείτε: Κάντε πρόβες στην παρουσίαση σας. Το PowerPoint δεν είναι πανάκεια και δεν πρόκειται να σώσει έναν ομιλητή ο οποίος δείχνει ότι δεν κατέχει (και δεν ελέγχει) αυτά που έχει γράψει στην παρουσίασή του!
Γράψτε τα κύρια σημεία της ομιλίας σας σε μικρές κάρτες, μία για κάθε διαφάνεια. Αυτή η υποστήριξη θα έπρεπε να δίνεται από το ίδιο το PowerPoint, αλλά στη μορφή που υπάρχει (σημειώσεις ομιλητή) δεν εξυπηρετεί, και θα πρέπει να καταφύγετε στην πατροπαράδοτη τεχνολογία, δηλαδή σε χαρτί και μολύβι. Με αυτές τις σημειώσεις είστε έτοιμοι να πείτε αυτά που θέλετε, χωρίς να τα έχετε στην οθόνη.
Με άλλα λόγια, μη γράψετε την ομιλία σας στην οθόνη, διότι το ακροατήριο πρέπει να διαβάσει την κάθε διαφάνεια, οπότε αναγκάζεστε να τη διαβάσετε εσείς για να μη σταματήσετε να μιλάτε, και αυτό ακριβώς πρέπει να αποφύγετε, θυμηθείτε: Φτιάξτε διαφάνειες που ενισχύουν και υποστηρίζουν τα λόγια σας και όχι διαφάνειες που τα επαναλαμβάνουν. Δημιουργήστε διαφάνειες που δείχνουν, που παρέχουν «συναισθηματική απόδειξη» ότι αυτά που λέτε είμαι αληθινά, και όχι μόνο ακριβή.
Μία από τις χειρότερες δυνατότητες του PowerPoint είναι ο Οδηγός Αυτόματου Περιεχομένου. Είναι ένα κακό υποκατάστατο της σκέψης και οδηγεί μόνο σε βαρετές παρουσιάσεις σταλινικού τύπου, χωρίς αποτέλεσμα. Μπορεί παλιότερα κάποιες ιδέες του να ήταν χρήσιμες, αλλά σήμερα είναι σαν να λέτε το ίδιο ανέκδοτο στο ίδιο ακροατήριο κάθε μέρα!
Μη μοιράζετε την παρουσίασή σας. Δεν έχει το ίδιο αποτέλεσμα χωρίς τον παρουσιαστή, δηλαδή εσάς. Ετοιμάστε όμως ένα συνοδευτικό κείμενο (σε Word) το οποίο θα είναι πυκνότερο, με αρκετά στοιχεία και όσες υποστηρικτικές υποσημειώσεις θέλετε. Όμως μην το διανείμετε από την αρχή, διότι τότε όλοι θα διαβάζουν το κείμενο και κανείς δεν θα σας προσέχει. Δώστε το αφού τελειώσει η παρουσίαση. Θυμηθείτε: Στόχος σας είναι να έχετε ένα ακροατήριο που σας προσέχει και σας εμπιστεύεται, και να είναι δεκτικό τόσο στο λογικό όσο και στο συναισθηματικό περιεχόμενο της παρουσίασής σας.
Μη φτιάχνετε διαφάνειες που κανείς δεν διαβάζει και κανείς δεν θυμάται. Δημιουργήστε απλές αλλά εντυπωσιακές διαφάνειες, η καθεμία από τις οποίες θα περιέχει μια μόνο απλή ιδέα, οπτικό υλικό που έχει συναισθηματική βαρύτητα και που εντυπώνεται στο ακροατήριο και μετά την παρουσίαση. Απλοποιείστε, απλοποιείστε, απλοποιείστε, αλλά μην καταλήξετε στην απλοϊκότητα. Οι καλύτερες παρουσιάσεις είναι απλές, σαφείς και δεν χρησιμοποιούν τα τεχνολογικά εφέ ως πατερίτσες.
Έπειτα από όσα είπαμε παραπάνω, καλό είναι να αποφεύγετε τα περίφημα bullet! Δεν ξεκαθαρίζουν τη σκέψη σας ούτε την οργανώνουν καλύτερα, παρά μόνο σε πολύ σπάνιες περιπτώσεις. Αντί για bullet σκεφτείτε ότι θα μπορούσατε να διατυπώσετε αυτό που θέλετε να πείτε σε μία απλή πρόταση.
Ισχύει το ίδιο με το προηγούμενο. Τα style sheet δεν σας οργανώνουν, αλλά σας περιορίζουν. αν χρειάζεστε οπωσδήποτε μία οργάνωση φτιάξτε τη δική σας, η οποία αναγκαστικά θα διαφέρει σε κάθε παρουσίαση, ανάλογα με τις ανάγκες.
Μη χρησιμοποιείτε τις χιλιοειδωμένες εικόνες ή -ακόμη χειρότερα - τα διαθέσιμα σκιτσάκια του Clip Art! Σκανάρετε ή στην ανάγκη αγοράστε φωτογραφίες (δεν είναι δα και τόσο ακριβές!) από το Web. Χρησιμοποιήστε «επαγγελματικές» φωτογραφίες για ένα επαγγελματικό αποτέλεσμα. Μιλάτε για τη μόλυνση; Βρείτε μία φωτογραφία με ψόφια πουλιά στη λίμνη και δείξτε την! Κάνετε μία παρουσίαση κατά του πολέμου στο Ιράκ; Δείξτε την αναμνηστική πλάκα με τα ονόματα των νεκρών βετεράνων του Βιετνάμ!
Μη χρησιμοποιείτε -ποτέ!- εφέ εναλλαγή δ, κουρτίνες και τα παρόμοια, ανάμεσα στις διαφάνειες, ούτε κίνηση μέσα σε αυτές. Δεν βοηθούν σε καμία περίπτωση, παρά μόνο για να αποδείξουν ότι ξέρετε καλά το PowerPoint. Και όσον αφορά στους ήχους, χρησιμοποιήστε τους ελάχιστα, βρείτε τους δικούς σας και μη χρησιμοποιείτε τους χιλιοακουσμένους ήχους των Windows ή του PowerPoint. Και πάλι θυμηθείτε: θέλετε να δημιουργήσετε ένα συναισθηματικό αντίκτυπο!
Δημιουργήστε ένα κύκλωμα που κλείνει, ένα feedback loop που σας ανατροφοδοτεί με την αντίδραση του ακροατηρίου. αν ζητάτε, για παράδειγμα, από το ακροατήριο να συμφωνήσει σε κάτι ή να σχολιάσει την ιδέα σας, μοιράστε ένα κείμενο συμφωνία ς που θα υπογραφεί ή ένα ερωτηματολόγιο που θα συμπληρωθεί. Μην αφήνετε ασάφειες για το τι θέλετε να πετύχετε. Και μην ξεχνάτε την ακροτελεύτια διαφάνεια: Περιέχει το συμπέρασμα της ομιλίας σας, αλλά κυρίως όλη τη συναισθηματική της φόρτιση.
Διαβάζοντας τα παραπάνω, ίσως σκεφτείτε ότι απαιτούν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από ό,τι αφιερώνετε συνήθως, και αυτόν το χρόνο δεν τον διαθέτετε. Έχετε όμως χρόνο για αναποτελεσματικές παρουσιάσεις;
Ναθαναήλ Γ. (2004). Οι παγίδες του PowerPoint... και πώς να τις αποφύγετε. Ψηφιακοί Καιροί. RAM 185, Νοέμβριος 2004, σσ. 68-69, Δημοσιογραφικός Οργανισμός Λαμπράκη, Αθήνα
Το πλήρες άρθρο του Γιώργου Ναθαναήλ και άλλα πολύ ενδιαφέροντα, στην διεύθυνση: http://gnathanail.blogspot.com/2007/07/powerpoint.html